Innerhalb der Schulbuchausleihe wird zwischen vorgemerkten und festgeschriebenen Ersatzansprüchen unterschieden. Ersatzansprüche für verlorenen Bücher sind dabei zunächst immer nur vorgemerkt. Vorgemerkte Ersatzansprüche werden vom Programm automatisch widerrufen, sollte das Buch später oder durch einen anderen Schüler zurückgegeben werden.
Bereits festgeschriebenen Ersatzansprüche hingegen werden vom Programm nicht automatisch widerrufen, auch wenn das Buch wieder auftaucht. Wird ein verloren geglaubtes Buch z. B. erst nach den Sommerferien zurückgegeben, wurde ggf. schon ein Ersatzexemplar zu Beginn der Sommerferien bestellt und der Schule ist somit bereits ein Schaden entstanden.
Vorgemerkte Ersatzansprüche werden von der Druckfunktion nicht berücksichtigt. So soll vermieden werden, dass für einen Ersatzanspruch gezahltes Geld zurückerstattet werden muss, wenn dieser kurze Zeit später automatisch widerrufen wird. Einzelne vorgemerkte Ersatzansprüche lassen sich auch händisch jederzeit festschreiben, sodass diese gedruckt werden können.
Für jedes Schuljahr kann in dessen Einstellungen ein sogenannter Stichtag festgelegt werden. In der Nacht zum darauffolgenden Tag werden alle bisher nur vorgemerkten Ersatzansprüche festgeschrieben. Sie werden nun nicht mehr automatisch widerruf, auch wenn das Buch noch zurückgegeben werden sollte.
Zudem werden in der Nacht automatisch Ersatzansprüche für alle noch verliehenen Bücher erstellt. Einzige Ausnahme bilden dabei Bücher, für die der entsprechende Schüler im kommenden Schuljahr angemeldet ist. So können Mehrjahresbände auch über die Sommerferien bei den Schülern bleiben, ohne dass für diese ein Ersatzanspruch erstellt wird.
Es wird empfohlen den Stichtag auf den vorletzten Schultag zu legen. Bis dahin sollten alle Bücher zurückgegeben sein. In der Nacht zum letzten Schultag werden dann alle vorgemerkten Ersatzansprüche festgeschrieben und die für nicht zurückgegebene Bücher automatisch erstellt. Über die Druckfunktion können alle zu den Ersatzansprüchen generierten Briefe als Seriendruck und nach Klassen sortiert am Morgen des letzten Schultages gedruckt werden und über die Klassenlehrer gemeinsam mit den Zeugnissen ausgehändigt werden.