Kommen Bücher abhanden oder werden beschädigt, können in der Schulbuchausleihe ohne viel Aufwand entsprechende Ersatzansprüche erstellt werden. Automatisch werden am Schuljahresende Ersatzansprüche für alle nicht fristgerecht zurückgegebenen Bücher erstellt. Die Höhe des Ersatzanspruches wird automatisch anhand des hinterlegten Neupreises sowie dem Alter des Buches ermittelt.
Bei der Ausgabe wird anhand der eindeutigen Inventarnummer exakt erfasst, welches Buch ein Schüler verliehen bekommen hat. Für diese Bücher trägt er nun bis zur Rückgabe die Verantwortung. Über ihren IServ-Account haben die Schülerinnen und Schüler jederzeit die Möglichkeit die Liste der an sie verliehenen Bücher einzusehen.
Werden Bücher während des Schuljahres vertauscht, ändert dies nichts an der übertragenen Verantwortung. Es reicht somit nicht ein Englischbuch zurückzugeben, es muss das Englischbuch sein. Wird ein fremdes Buch zurückgegeben, weist das Programm darauf entsprechend hin. Das Buch wird dann zwar für den eigentlichen Besitzer zurückgenommen und kann ins Lager, der zurückgebende Schüler bekommt jedoch unter Umständen einen Ersatzanspruch für sein nicht zurückgegebenes Buch.
Um die Rückgabe fremder Bücher korrekt zu dokumentieren, sollte immer die Schülerkartei des zurückgebenden Schülers aufgerufen werden. So kann dieser direkt auf die Rückgabe eines fremden Buches aufmerksam gemacht werden und der Vorgang wird entsprechend dokumentiert. Wird ein möglicher Ersatzanspruch für das eigene, nicht zurückgegebene Buch anschließend angefochten („Ich weiß sicher, dass meine Tochter am Tag der Rückgabe ihr Englischbuch mit hatte“), kann dies einfach geklärt und nachvollzogen werden.
Gerade in dem Fall, dass Bücher unter Klassenmitgliedern vertauscht wurden, wird ein fehlendes Buch häufig kurze Zeit später von der Person zurückgegeben, deren Buch bereits als fremdes Buch zurückgegeben wurde (Paul gibt Buch von Lisa zurück, Lisa das von Paul). Ersatzansprüche für verlorenen Bücher werden daher zunächst nur vorgemerkt. Wird das Buch durch eine andere Person zurückgegeben, wird der vorgemerkte Ersatzanspruch widerrufen und ist nichtig.
Erst an dem in den Einstellungen eines Schuljahres festgelegten Stichtag werden alle vorgemerkten Ersatzansprüche festgeschrieben. Sollte das Buch jetzt noch zurückgegeben werden, wird der zugehörige Ersatzanspruch nicht mehr automatisch gelöscht.
Ersatzansprüche sollten daher erst nach dem Stichtag gedruckt und ausgehändigt werden.